Seasonal Booking Workflow
Un proyecto acotado que se apoya en decisiones prácticas y restricciones reales de operación.
Qué había que resolver
El equipo de operaciones de una distribuidora del Comahue arrastraba un problema viejo: cada temporada alta de demanda, las solicitudes de conexión de nuevos usuarios residenciales y pequeños comerciales se acumulaban en planillas separadas. Un cuaderno para las visitas técnicas, una hoja de cálculo para la documentación del medidor y un grupo de mensajes para coordinar con el electricista matriculado. Cuando llegaba el pico de enero, el cuello de botella no era la capacidad de la red, sino la trazabilidad del trámite.
La consigna fue concreta: ordenar el flujo de reservas de inspección y puesta en servicio sin comprar un sistema nuevo ni reemplazar el software de facturación que ya estaba en uso. Todo debía convivir con lo existente y funcionar con el personal administrativo que ya estaba en la oficina, sin capacitación extensa.
Cómo se armó
Se definieron tres estados claros para cada solicitud: recibida, con inspección agendada y habilitada. Cada estado tenía un responsable con nombre y apellido, no un área genérica. La regla fue simple: una solicitud no avanza si el estado anterior no está cerrado con fecha y firma digital del técnico que hizo la visita.
El calendario de inspecciones se armó por zonas del partido, agrupando pedidos cercanos en la misma jornada para reducir traslados. Los turnos se ofrecen en bloques de mañana y tarde, y el sistema bloquea automáticamente los feriados y los días con pronóstico de viento fuerte, porque las cuadrillas no suben a los postes con ráfagas sostenidas. Ese detalle salió de una conversación con los propios electricistas, no de un manual.
Para la comunicación con el usuario se optó por un aviso por correo con la fecha, la franja horaria y el nombre del técnico asignado. Nada de recordatorios automáticos cada dos horas: un solo aviso al confirmar y otro la mañana del turno. Menos ruido, menos cancelaciones.
Qué quedó después
El primer verano con el flujo nuevo mostró dos cosas. La primera, que las solicitudes sin resolver al cierre del día bajaron de forma notoria, porque cada una tenía un dueño visible. La segunda, más útil a largo plazo, fue que apareció información que antes no existía: cuánto tarda en promedio una inspección desde que se pide hasta que se habilita, y en qué zonas se concentran los retrasos.
No se resolvió la limitación de red en los barrios con transformadores al tope. Eso es otro trabajo, con otra escala y otro presupuesto. Lo que sí quedó fue un proceso que se sostiene solo, que cualquier administrativo nuevo puede entender en una tarde, y que deja registro para cuando haya que justificar inversiones en refuerzo de distribución.
Si querés ver cómo se documentan otros trabajos de este tipo, podés revisar los proyectos publicados o escribirnos por contacto para comentar un caso parecido.