Client Onboarding Portal
Cómo ordenamos el alta de nuevos clientes en un solo flujo, con menos correos cruzados y datos que llegan completos desde el primer día.
Ficha del proyecto
- Ámbito Alta de clientes y traspaso interno
- Duración Ocho semanas, en tres entregas
- Equipo Dos desarrolladores, una analista funcional, soporte comercial
- Punto de partida Formularios dispersos y planillas paralelas
Qué había antes y por qué se decidió intervenir
El alta de un cliente nuevo dependía de un formulario PDF, dos planillas compartidas y una cadena de correos donde cada área pedía lo que le faltaba. Nadie tenía una vista única del estado del trámite. Cuando un dato llegaba mal, el expediente volvía al inicio y se perdían días. El pedido concreto fue armar un portal que centralizara la carga, validara los datos en el momento y dejara registro de quién hizo qué.
Antes de escribir una línea de código, revisamos veinte altas reales del último trimestre. La mayoría de los retrasos no venían de la carga inicial, sino de la validación posterior: documentación fiscal, datos de facturación y contactos técnicos. Ese hallazgo cambió el orden de las etapas y el peso de cada validación.
Cómo lo abordamos
Dividimos el flujo en cuatro etapas: datos de la empresa, documentación, contactos operativos y confirmación. Cada etapa se puede guardar como borrador y retomar después. Las validaciones corren al salir del campo, no al enviar todo el formulario, para que el usuario corrija en el momento.
El traspaso interno quedó como una bandeja compartida. Comercial carga, administración valida, operaciones recibe. Cada movimiento deja marca de tiempo y responsable. No agregamos notificaciones automáticas por correo en esta primera versión: preferimos que el equipo vea la bandeja antes de sumar ruido.
Qué quedó funcionando
El portal entró en uso con un grupo piloto de tres cuentas comerciales. Las altas que antes tomaban entre cinco y siete días hábiles pasaron a resolverse en dos o tres, sobre todo por la validación temprana de documentación fiscal. Los errores de tipeo en datos de facturación bajaron de forma notoria porque el sistema compara contra el padrón antes de aceptar el registro.
Quedan pendientes dos cosas que anotamos para la próxima iteración: integración directa con el sistema de facturación y un panel de métricas por etapa. Ninguna de las dos bloquea el uso diario, así que las dejamos fuera del alcance inicial.
Si querés ver cómo encaramos proyectos similares, podés revisar otros casos o escribirnos desde la página de contacto.